Обзор возможностей системы

Система электронного документооборота ISIDA DMS позволяет решить следующие задачи:

1

Автоматизация учёта (регистрации) документов различных классов

К ним традиционно относятся:

  • переписка с внешними организациями (входящие и исходящие документы),
  • переписка подразделений и информирование руководства (докладные и служебные записки),
  • распорядительные документы (приказы и распоряжения, в том числе по кадровой работе),
  • обращения граждан и юридических лиц и ответы на них,
  • протоколы коллегиальных органов (протоколы правлений, заседаний различных комитетов и комиссий),
  • локальные нормативно-правовые акты (инструкции, правила и т.п.),
  • договоры и документы к ним (дополнительные соглашения, акты выполненных работ).

Список регистрируемых классов документов может быть расширен в каждой конкретной организации.

2

Переход к электронному способу рассмотрения и исполнения документов

Все сотрудники организации (от руководства до исполнителей всех уровней) работают с документами в электронном виде, то есть:

  • читают документ,
  • выдают резолюции (поручения),
  • контролируют исполнение резолюций,
  • вводят отчет об исполнении,
  • рассылают друг другу документы для ознакомления.

Даже в том случае, если в организацию поступает бумажный документ, он может быть отсканирован и направлен для рассмотрения в электронном виде.

3

Переход к электронному способу согласования и подписания документов

В этом случае все сотрудники организации работают с проектами документов также в электронном виде:

  • читают документ, в том числе предыдущие версии,
  • согласуют его,
  • возвращают документ на доработку,
  • редактируют текст документ,
  • запускают новые версии.

Если документ может быть создан как официальный электронный документ (т.е. документ на бумажном носителе отсутствует), руководитель также подписывает документ в электронном виде. В этом случае документ автоматически регистрируется, направляется получателям, на резолюцию и т.п.

Некоторые важные особенности ISIDA DMS

Простота освоения

Пользователи могут самостоятельно овладеть навыками работы в системе, поэтому она достаточно проста и лаконична по дизайну; для обучения разработаны специальные материалы.

Охват всей организационной структуры

Как правило, система охватывает всех сотрудников организации. Каждый из них получает определенную роль, учитывающую исполняемые обязанности и полномочия. В типовой вариант комплектации системы входят следующие роли:
— руководители,
— секретари,
— сотрудники подразделений,
— регистраторы.

Специальные функции для топ-менеджеров

Для удобства работы руководителей предусмотрен особый набор функций для их секретарей (помощников):
— подготовка проекта резолюции,
— создание закладок для быстрого чтения текста документа,
— подготовка сопроводительного комментария и управление приоритетами документов.

Использование электронной подписи

Для подписания документов в ISIDA DMS применяются следующие возможности:
— квалифицированная электронная подпись (интеграция с наиболее известными средствами электронной подписи Российской Федерации, Республики Беларусь и Республики Казахстан),
— мобильная электронная цифровая подпись (для Республики Беларусь, ключ подписи записан на SIM-карту смартфона),
— простая электронная подпись (авторизованная отметка о согласии пользователя с документом).

Поддержка различных видов маршрутизации документов

Для согласования документов применяется гибкий маршрутный механизм. Допустимо наличие параллельных и последовательных участков, предусмотрены функции для управления ходом согласования: оперативная замена участника в маршруте, вставка недостающей точки в маршрут, отзыва документа с маршрута. Такой набор возможностей позволяет охватить сложные процессы согласования, например, для локальных нормативно-правовых актов.

Создание документов на основе шаблонов

Для подготовки текстов документов применяются шаблоны, которые заранее готовятся администратором в редакторе Microsoft Word. В шаблонах задается не только внешний вид документа, но и фрагменты стандартного текста, а также поля для подстановки значений. Рядовые документы могут быть полностью сгенерированы на шаблоне.

Автоматическое формирование листа согласования

Лист согласования, который получается в результате прохождения маршрута по согласованию проекта документа, генерируется автоматически и прикрепляется как специальное приложение к документу.

Возможность выдачи поручений без документов

В системе предусмотрена функция выдачи поручений без документа, чтобы механизмы контроля и отчетности могли быть применены для самых разнообразных задач.

Возможность делегирования полномочий

Механизм делегирования полномочий позволяет быстро распределять потоки документов и поручений при отсутствии работников и замещении обязанностей. Руководители могут делегировать как свои полномочия, так и полномочия подчиненных.