Варианты комплектации системы

Регистрация документов различных классов. Поддержка сканирования документов. Фиксация событий хода исполнения документа. Рассылка документов по электронной почте. Поиск документов по различным критериям, получение найденных документов для чтения (с учётом прав доступа).

Направление документов на резолюцию руководителям. Формирование заданий (поручений). Направление заданий исполнителям. Обработка документов (заданий, поручений), поступивших для исполнения. Ввод отчетов об исполнении. Контроль исполнения документов, резолюций, заданий (поручений); в качестве контролера могут выступать специальные сотрудники, руководители разных уровней, авторы поручений. Автоматическое направление напоминаний и уведомлений исполнителям и контролерам. Формирование контрольных сводок и отчетов.

Создание электронных документов, в том числе на основе шаблонов. Создание бизнес-процесса согласования (поддерживаются параллельные, последовательные либо смешанные маршруты, возвраты, дополнение маршрутов «на ходу» и др.). Обработка документов, поступивших для согласования / подписания. Контроль процесса согласования и управление его ходом. Поддержка использования электронной подписи для визирования и подписания документов.

Примечание. При использовании электронной цифровой подписи для подписания документов на рабочих местах пользователей должно быть установлено программное средство криптографической защиты информации (СКЗИ) «Криптопровайдер Avest CSP» версии 6.1 и выше.

Функции секретаря (помощника): подготовка проектов резолюций, создание аннотации к документу либо общего сопроводительного комментария, создание по тексту документа цветных закладок и комментариев и др. Специальный набор функций для удобной работы руководителя: утверждение подготовленных резолюций (с возможными корректировками), обработка поступлений с учетом приоритетов, чтение подборок и др.

Работа на смартфоне (iOS или Android). Мобильное приложение ISIDA DMS Mobile позволяет:

• оперативно получать документы для рассмотрения;
• искать и просматривать документы, знакомиться с резолюциями, выдавать поручения, вводить отметки об исполнении.

Поддерживается технология переписки в электронном виде посредством Системы межведомственного документооборота государственных органов (СМДО): получение и автоматическая регистрация документов в электронном виде, поступивших от корреспондентов СМДО, проверка подлинности электронных цифровых подписей; автоматическая отправка в СМДО квитанций о получении документов; подписание документов электронной цифровой подписью с помощью ключей ГосСУОК; отправка документов в электронном виде корреспондентам СМДО; контроль доставки отправленных документов; автоматическое обновление справочника корреспондентов; автоматическое обновления справочника видов документов.

1. Согласование проектов договоров и документов по договорам:
   • подготовка проекта документа, а для дополнительных соглашений, актов и прочих документов по договорам установка ссылки на исходный договор и автоматически на все связанные с ним документы (ведение «дерева договора»);
   • работа с расширенной учетной записью контрагента, включая администрирование перечня лиц, обладающих правом подписи от имени контрагента, хранение электронных копий доверенностей;
   • создание маршрута согласования (возможность выполнять неограниченное количество циклов предварительного согласования и финального согласования с выработкой ЭЦП ответственных лиц);
   • внесение правок в текст документа на предварительном круге согласования, специальный режим поочередного редактирования текста с блокировкой одновременного внесения правок;
   • сохранение редакций всех файлов электронного документа, сравнение редакций для получения списка внесенных изменений;
   • автоматическое создание листа согласования;
   • мониторинг процессов согласования договоров (общее количество согласованных документов, соотнесение даты и срока согласования для каждого участвующего работника / подразделения).
2. Регистрация договоров и документов по договорам:
   • автоматическое создание регистрационно-контрольной карточки договора и документов по договорам, присвоение регистрационного индекса и даты;
   • создание ссылок между документами;
   • постановка договора на контроль.
3. Контроль исполнения договоров и документов по договорам:
   • планирование контрольных событий в процессе исполнения договора;
   • ввод отчётов о наступлении контрольных событий, сохранение материалов (протоколов, промежуточных актов и т.п.);
   • уведомление исполнителя о приближении срока контрольных событий;
   • регламентный отчет об исполнении договоров.

Составление поисковых запросов к различным классам документов, использование различных комбинаций классов документов, в том числе одновременный поиск по всем классам. Поиск документов по характеристикам резолюций. Поиск документов по характеристикам списков на рассылку. Использование логических операторов «и», «или», «кроме» при составлении поисковых запросов. Поиск по тексту документов. Сохранение типовых поисковых запросов в профиле пользователя. Накопление выборки документов, найденных в результате нескольких поисковых запросов.

Ведение справочников (сотрудников, подразделений, орг. структуры, классов документов и др.). Управление составом функций для различных категорий пользователей. Механизм полномочий (в том числе временных). Управление правами доступа. Сервисы и программные интерфейсы для интеграции и информационного взаимодействия с внешними системами. Протоколирование операций и аудит действий пользователей.